L'Association Hospitalière de Bretagne (AHB), ce sont 1200 professionnels médicaux, soignants et non-médicaux.
Nos quatre domaines d'expertise sont : la santé mentale, l'addictologie, la personne âgée ou dépendante, le handicap.
Nos 25 sites sont répartis sur 3 départements bretons assurant des activités d'hospitalisation, d'urgences médicales, de soins ambulatoires, de médico-social et de social.
Résolument tournée vers le patient, les usagers et leurs familles et favorisant les partenariats continus internes (équipe pluridisciplinaires) et externes (usagers et familles), l'AHB poursuit son développement, ses innovations thérapeutiques et sociales autour de valeurs éthiques et humaines fortes.
Avec la synergie de ses différents métiers, l'AHB initie et favorise la montée en compétences de ses équipes pour créer et développer des parcours de santé logiques et pertinents en lien avec les choix de chaque personne accompagnée et toutes les parties prenantes.
Au cœur des territoires, l'AHB développe des dispositifs innovants avec ses partenaires, pour offrir un environnement professionnel équilibré et les meilleures conditions de soins et d'accompagnement.
Dans le cadre de l'évolution d'organisation du temps de travail de la Responsable des secrétariats médicaux, un(e) secrétaire médicale polyvalent(e) est recherché(e) pour assurer pour partie des missions de secrétariat médical et pour partie, l'assistance à la coordination des secrétariats. (AAC n°99-2026).
Mission :
Sous la responsabilité de la Responsable des secrétariats médicaux, vous l’assisterez dans la gestion opérationnelle des secrétariats médicaux (30 ETP) et vous assurerez la fonction de secrétaire médicale polyvalent(e) au sein de l’activité sanitaire AHB.
Activités techniques :
Support et coordination (0.50 ETP), assistanat auprès de la responsable des secrétariats médicaux
Assurer le suivi des mouvements du personnel dans l’outil GTT e-connection
Assister dans la gestion du pool de secrétaires : suivi des affectations, suivi des plannings
Participer au processus de recrutement
Assister dans la gestion administrative et l’accompagnement des nouveaux professionnels
Participer à la démarche qualité, la mise en œuvre et l’optimisation des procédures secrétariat
Assurer la coordination, la participation à certaines réunions, le suivi d’activité et la gestion des suppléances et/ou renforts en l’absence de la responsable
Secrétariat médical polyvalent (0.50 ETP)
Traitement et coordination de l’ensemble des informations médico-administratives du patient. Adaptation aux spécificités de chaque service.
Traiter les courriers, les dossiers, les documents médicaux et médico-administratifs
Etablir les comptes-rendus de réunions et de projets divers
Diffuser, classer et archiver les dossiers et documents médicaux
Gérer les demandes d’hospitalisation et de consultations
Réceptionner et diffuser les différentes informations écrites (courriers, notes…)
Accueillir et orienter les personnes
Planifier les rendez-vous
Gérer les agents
Participer aux groupes de travail, commissions
Assurer le relais et la communication avec les différents services, établissements et partenaires de l’AHB.
Rémunération selon CCN51
Jours de travail : du lundi au vendredi
Vous disposez d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +4 à dominante administrative / gestion et d'une expérience confirmée en secrétariat médical.
Compétences et qualités recherchées :
Expérience confirmée en secrétariat médical et connaissance de l'environnement hospitalier
Autonomie, polyvalence et forte capacité d'adaptation à différents contextes de soins
Rigueur administrative et organisationnelle, sens des priorités et excellente capacité de planification
Excellente communication orale et écrite, sens de l'écoute et capacité à fédérer une équipe
Aisance informatique et bureautique, intérêt pour les missions transversales et la démarche qualité
Goût pour le travail en équipe et participation active à la vie de l'Association
Confidentialité et discrétion dans le traitement des informations médico-administratives